Information des prospects et clients VINCI Immobilier – Enregistrement de l’entretien

a) Identité du responsable de traitement et du prestataire

Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
VINCI Immobilier Promotion (« VINCI Immobilier »), société par actions simplifiée au capital de 189 600 000 euros dont le siège social est 2313 boulevard de la Défense 92000 NANTERRE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 722 026 226.
Email : [email protected]  

et  

Prestataire intervenant sur les données


Pour l’analyse des enregistrements, nous faisons appel à la société Axium Conseil, qui intervient en qualité de sous‑traitant au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD).  

Les informations d’identification du responsable de traitement et, le cas échéant, de son sous‑traitant doivent être clairement fournies aux personnes concernées.  

b) Finalités du traitement

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

  • Enregistrement de l’entretien commercial entre vous et notre commercial ;
  • Analyse de l’enregistrement par un outil d’intelligence artificielle afin de produire un rapport de synthèse de l’entretien destiné à améliorer la qualité de notre suivi commercial

c) Base légale du traitement

La base légale de l’enregistrement de la conversation et de son analyse par l’outil d’IA est votre consentement (article 6, paragraphe 1, a) du RGPD). 
Vous êtes libre de ne pas consentir à cet enregistrement. En cas de refus, l’entretien pourra se dérouler sans enregistrement, sans conséquence sur la suite de la relation commerciale.  

 

d) Catégories de données traitées

Les catégories de données susceptibles d’être traitées sont :

  • Données d’identification et de contact : nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles (téléphone, e‑mail, adresse de l’entreprise), le cas échéant coordonnées personnelles si vous les communiquez ;  
  • Données issues de l’enregistrement audio : votre voix, le contenu de l’échange, les questions posées, vos réponses, vos besoins, contraintes et préférences exprimées dans le cadre de l’entretien ;  
  • Données techniques liées à l’utilisation de l’outil IA : date et heure de l’enregistrement, identifiant interne du fichier audio, rapports de synthèse textuelle de l’échange. 

Les données personnelles comprennent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, y compris les enregistrements vocaux et les comptes rendus.  

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

e) Personnes concernées  

Le traitement concerne uniquement les prospects ou clients qui ont consenti à l’enregistrement.

f) Durée de conservation

  • Fichier audio de l’entretien : est supprimé automatiquement des systèmes d’Axium Conseil une fois retranscrit et analysé par l’IA, sauf obligation légale contraire.  
  • Retranscription écrite de l’entretien établie par l’outil IA : supprimé des systèmes d’Axium Conseil au bout de 12 heurs maximum
  • Rapports d’analyse et synthèses textuelles : conservés dans les bases d’Axium Conseil et de VINCI Immobilier strictement pour les finalités décrites ci‑dessus (amélioration de la qualité des entretiens, suivi de la relation commerciale), pendant la durée nécessaire au suivi de la relation commerciale, augmentée, le cas échéant, des délais de prescription applicables.  

g) Destinataires des données

Vos données personnelles sont accessibles uniquement :

  • Aux salariés habilités de VINCI Immobilier impliqués dans la relation commerciale, la formation et le contrôle qualité ;
  • À la société Axium Conseil, en tant que sous‑traitant, pour les seuls besoins de l’hébergement, du traitement technique et de l’analyse par l’outil d’IA, conformément au contrat conclu en application de l’article 28 du RGPD ;  
  • Le cas échéant, à nos prestataires informatiques et d’hébergement, agissant également en qualité de sous‑traitants, soumis à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité.  

h) Transferts hors Union européenne  

Aucun transfert de données en dehors de l’Union Européenne n’a lieu.

i) Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment pour prévenir toute perte, altération, accès ou divulgation non autorisés. 
Nos sous‑traitants sont contractuellement tenus de respecter ces mêmes exigences de sécurité et de confidentialité.

j) Droits des personnes concernées

Conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78‑17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez des droits suivants sur vos données :

  • Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie ;  
  • Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;  
  • Droit à l’effacement (dans les cas prévus par le RGPD) : demander la suppression de vos données, notamment lorsque vous retirez votre consentement ou lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités poursuivies ;  
  • Droit à la limitation du traitement, dans les conditions prévues par le RGPD ;  
  • Droit d’opposition, à tout moment, au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière, et en tout état de cause au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale ;  
  • Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait ;
  • Droit à la portabilité des données, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.  

 

  • Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant :

 

  • Contacter le DPO par courrier postal Jean-Maxime PEYRAT
    •  H&P Avocats,
      26 rue Saussier Leroy,
      75017 PARIS,
      Téléphone : +33 (0)1 86 95 08 58

En cas de difficulté non résolue, vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr.